Ils ont payé 6 000 € pour un CRM que personne n'utilisait. Voici comment ils ont tout changé en 90 jours.

On publie ce cas avec l'accord tacite que les détails identifiables ont été modifiés.

Prénom, secteur, taille de l'équipe ... suffisamment flous pour protéger le client, suffisamment précis pour que ça reste utile.

Ce qui n'a pas changé : les chiffres, les erreurs, et la méthode qu'on a utilisée pour tout remettre en ordre.

Le constat : un CRM tout neuf, et des ventes au point mort

Karim est Directeur Commercial d'une PME B2B de 18 personnes, dans le secteur des services RH. En début d'année, il a pris une décision courageuse : investir dans Pipedrive pour structurer l'activité commerciale de son équipe.

Le setup a été fait. Les licences payées. Une formation organisée.

Trois mois plus tard, le tableau de bord Pipedrive affiche 47 contacts. Dont 31 importés depuis Excel le premier jour. Aucune relance planifiée. Aucun pipeline actif. Les commerciaux continuent de gérer leurs prospects sur des fichiers partagés Google Sheets.

Karim a un CRM. Mais son CRM est mort.

Pourquoi ça arrive (et pourquoi c'est si fréquent)

Ce que vit Karim n'est pas une exception.

Moins de 37 % des commerciaux utilisent réellement le CRM de leur entreprise au quotidien. Et moins de 40 % des clients CRM atteignent un taux d'adoption supérieur à 90 % dans leurs équipes (CSO Insights).

En France, plus de 70 % des PME sont équipées d'un CRM (Apogea, 2025). Mais être équipé ne veut pas dire utiliser.

Le problème n'est presque jamais l'outil. Il est dans ce qui se passe après le setup :

• Personne n'a le temps d'animer le CRM au quotidien
• Les campagnes de relance ne sont jamais lancées "faute de temps"
• L'outil devient une charge mentale plutôt qu'un levier
• Les données s'accumulent sans être nettoyées ni enrichies, un phénomène si courant que 60 % des pipelines B2B contiennent des contacts morts ou obsolètes.

C'est ce que PulpMeUp appelle le syndrome de l'outil fantôme.

La situation de Karim avant PulpWithYou

Avant de contacter PulpMeUp, voici ce que Karim avait :

• Un abonnement Pipedrive à 99 €/mois pour 5 utilisateurs, un setup initial externalisé et des outils connectés (Lemlist, Clay), la facture annuelle dépassait 6 000 €
• Une base de 1 200 prospects identifiés, mais non enrichis et non segmentés
• Zéro séquence email active
• Un taux de réponse de 4 % sur ses rares campagnes manuelles
• Et surtout : l'intuition que "ça devrait mieux fonctionner que ça"

Il avait fait le plus dur — investir dans l'outil et décider d'en faire quelque chose. Ce qui lui manquait, c'était une équipe pour l'exécuter.

Ce que PulpWithYou a mis en place

Phase 1 — Audit et nettoyage de la base (semaines 1-2)

Avant de lancer quoi que ce soit, PulpMeUp a audité la base existante. Résultat : 340 contacts en doublon, 180 emails invalides, et une segmentation inexistante. Le premier travail a été d'assainir pour ne travailler que sur des données fiables.

L'équipe a utilisé Clay pour enrichir les 860 contacts restants : titre de poste vérifié, taille d'entreprise, email professionnel valide, signal d'intention. En 10 jours, Karim avait une base propre, segmentée en 4 personas distincts.

Clay est aujourd'hui l'un des outils d'enrichissement les plus précis du marché B2B, capable de croiser des dizaines de sources en quelques minutes.

Phase 2 — Activation du pipeline Pipedrive (semaines 3-4)

Un CRM sans workflow automatisé, c'est un agenda sans rappels. PulpMeUp a structuré les étapes du pipeline, créé les séquences de relance automatiques et mis en place un scoring simple pour prioriser les leads chauds.

Trois automatisations Make.com ont été créées :

1. Création automatique d'une tâche de relance dès qu'un prospect ouvre un email deux fois sans répondre
2. Mise à jour du statut pipeline selon les interactions LinkedIn (via webhook)
3. Alerte Slack au commercial référent quand un prospect visite la page tarif du site

En une semaine, le CRM de Karim était vivant.

Phase 3 — Lancement des campagnes Cold Outreach (semaines 5-8)

Avec une base propre et un pipeline activé, il était temps de prospecter. PulpMeUp a structuré une séquence multicanale Email + LinkedIn, avec des icebreakers personnalisés générés par IA pour chaque segment.

La séquence testée sur le premier segment (DRH de PME 50-200 salariés) :

• Email J1 : accroche personnalisée sur un signal d'actualité de l'entreprise (levée de fonds, recrutement en cours, etc.)
• Email J4 : preuve sociale + cas d'usage concret
• Email J9 : relance courte, ton direct
• LinkedIn J6 : demande de connexion avec note personnalisée

Taux d'envoi : 200 séquences sur 3 semaines.

Le choix de l'outil d'envoi est déterminant pour la délivrabilité, les outils cold email ne se valent pas tous en 2026, surtout sur les volumes moyens d'une PME

Les résultats à 90 jours

Karim a signé 3 nouveaux clients sur la période. Son pipeline affiche aujourd'hui 28 opportunités actives, toutes trackées et suivies dans Pipedrive.

"On avait tout ce qu'il fallait. Il nous manquait juste quelqu'un pour appuyer sur le bouton — et surtout pour savoir lequel."— Karim D., Directeur Commercial

Ce que ce cas illustre sur PulpWithYou

Pourquoi la "Phase 2" change tout

La plupart des agences s'arrêtent au setup. Elles livrent un CRM paramétré et une formation. Puis elles partent.

PulpWithYou intervient exactement là où les autres s'arrêtent : dans la durée, sur l'exécution quotidienne. C'est ce que PulpMeUp appelle la Phase 2.

Un Chef de Projet dédié pilote la roadmap sur Notion. Chaque semaine, des livrables concrets sont produits. Chaque mois, un atelier stratégique permet d'ajuster le tir.

Une équipe de 7 expertises, sans recruter 7 personnes

Pour reproduire ce que PulpMeUp a fait pour Karim en interne, il aurait fallu :

• Un data analyst pour l'enrichissement (Clay)
• Un automation specialist (Make.com)
• Un copywriter spécialisé cold email
• Un growth hacker LinkedIn
• Un expert Pipedrive capable de structurer un pipeline qui reflète vraiment votre cycle de vente

Coût estimé en recrutement : entre 250 000 et 350 000 € par an en masse salariale. Sans compter les 3 à 6 mois de montée en compétence.

Avec PulpWithYou, Karim a accédé à l'ensemble de ces expertises via un forfait mensuel dégressif, dès le premier mois.

Votre CRM est-il un outil fantôme ?

Voici 4 signaux d'alerte à surveiller :

1. Moins de 3 actions de prospection sont enregistrées dans votre CRM chaque semaine
2. Votre dernière campagne email date de plus de 45 jours
3. Vos commerciaux ont des fichiers Excel en parallèle de votre CRM
4. Vous ne savez pas quel est votre taux d'ouverture email actuel

Si vous cochez 2 cases sur 4, votre outil est en train de devenir un fantôme.

Vous reconnaissez la situation de Karim dans votre propre organisation ?

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