Pourquoi chez PulpMeUp on utilise Notion (et pourquoi on l’adore)

Chez PulpMeUp, on accompagne nos clients au quotidien sur des projets marketing, commerciaux et digitaux. Autant te dire qu’on manipule beaucoup d’infos, de livrables et de suivis.

Rapidement, on s’est rendu compte qu’avoir plusieurs outils dispersés (Google Docs, Trello, fichiers Excel envoyés par email…) générait deux problèmes :

• une perte de temps à retrouver les infos,
• un manque de clarté pour les clients comme pour nous.

C’est là que Notion est devenu notre hub central et on vous explqiue pourquoi.

Comment et pour quelles raisons on utilise Notion

1. Pour notre gestion de projet interne

Chaque mission client est organisée dans Notion avec :

• un tableau de suivi pour voir ce qui est à faire, en cours ou terminé,
• des bases de données liées pour garder nos contacts, ressources et templates bien organisés,
• une vue calendrier pour gérer nos deadlines,
• des checklists collaboratives pour ne rien oublier.

Ça nous évite de courir après les infos et surtout, ça réduit drastiquement les emails internes.

2. Pour le suivi avec nos clients

On ne garde pas Notion que pour nous : chaque client a son espace partagé.
Là-dedans, ils peuvent :

• suivre l’avancement en temps réel des missions qu'ils nous ont confié,
• récupérer tous les documents et livrables sans attendre une relance,
• commenter directement dans l’espace plutôt que d’envoyer 36 mails.

Bref, ça crée une vraie transparence et une collaboration beaucoup plus fluide.

Les fonctionnalités qu’on adore

Notion, c'est aussi une multitude de fonctionnalités, facile à activer et à utiliser. Quelques-unes des pépites qui font la différence :

• Les vues multiples : tableau, calendrier, Kanban, liste… tu choisis ce qui te convient.
• La personnalisation : chaque client a son dashboard sur-mesure.
• Les pages imbriquées : tu peux tout documenter sans perdre le fil.
• Le mode collaboratif : tout le monde édite et commente en temps réel.
• Les intégrations : Slack, Google Drive, Figma… Notion s’adapte à ton écosystème.

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Les pros & Cons de l'outil

✅ Les points forts

• Tout-en-un : doc, wiki, gestion de tâches, bases de données.
• Hyper flexible : tu crées ton espace sur-mesure (Kanban, tableau, calendrier, etc.).
• Collaboration en temps réel : édition, commentaires, partage facile.
• Intégrations utiles : Slack, Google Drive, Figma, etc.
• Design agréable : clair, moderne, personnalisable.
• Accessible : une version gratuite déjà très complète.

❌ Les limites

• Courbe d’apprentissage : au début, tu peux te perdre avec toutes les options.
• Lenteur sur de grosses bases : si tu charges beaucoup de données, ça rame.
• Pas pensé pour tout : pas de suivi du temps natif, gestion des tâches parfois trop basique.
• App mobile perfectible : pratique pour consulter, moins pour bosser.
• Trop flexible parfois : tu peux passer plus de temps à “designer ton espace” qu’à travailler.

Les meilleures alternatives

Parce que Notion ne convient pas à tout le monde et toute les tailles d'équipes, voilà quelques alternatives qu’on a testées ou envisagées.

ClickUp

ClickUp, c’est un peu le “couteau suisse” de la gestion de tâches. Tu peux y gérer des to-do lists simples comme des projets complexes avec Gantt, automatisations et suivi de temps.

👉 Pour qui ? Les équipes de taille moyenne à grande (à partir de 10-15 personnes), qui veulent un suivi ultra-carré des projets et une logique de reporting avancée.

⚠️ Par contre, si tu veux documenter ou créer du contenu de manière collaborative, ça devient vite lourd.

Coda

Coda mélange l’esprit d’un tableur intelligent avec celui d’un document collaboratif. Là où il brille, c’est dans les automatisations et les bases de données avancées. Tu peux créer de vrais workflows sur-mesure.

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👉 Pour qui ? Les équipes techniques, startups orientées produit ou boîtes data-driven, souvent entre 5 et 50 personnes.
⚠️ En revanche, la courbe d’apprentissage est plus raide : il faut aimer bidouiller.

Confluence

L’outil maison d’Atlassian, pensé pour les grandes organisations. Confluence est un excellent wiki d’entreprise : il centralise la documentation, les process et les bonnes pratiques. Et il s’intègre parfaitement avec Jira.

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👉 Pour qui? Les grandes entreprises ou scale-ups (50 à plusieurs centaines de collaborateurs), qui ont besoin d’une documentation robuste et structurée.
⚠️ Trop rigide si tu cherches un environnement flexible ou créatif.

Airtable

Airtable, c’est le tableur version 2.0. Tu peux y créer des bases relationnelles puissantes, croiser des données, faire des automatisations. Parfait pour les équipes qui gèrent beaucoup d’infos (catalogues, CRM, inventaires, projets complexes).

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👉 Pour qui ? Les PME (10 à 100 personnes) qui manipulent beaucoup de données et veulent une base solide pour organiser et relier leurs infos.
⚠️ Moins adapté si ton besoin principal est la documentation ou la création collaborative.

Slab

Moins connu, mais hyper efficace si ton besoin, c’est surtout la base de connaissances. Slab est conçu pour écrire, documenter et partager l’info en interne, avec une interface simple et moderne.

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👉 Pour qui ? Les petites équipes (3 à 20 personnes) qui veulent un wiki interne léger, sans la complexité d’outils plus lourds.
⚠️ Ça reste limité pour la gestion de projets ou le suivi de tâches.

En conclusion

Chez PulpMeUp, Notion est bien plus qu’un outil :
👉 c’est notre bureau digital,
👉 notre mémoire collective,
👉 et notre pont de collaboration avec les clients.

On l’a choisi pour sa flexibilité, sa transparence et parce qu’il colle parfaitement à notre façon de travailler.

Mais si tu cherches un outil plus cadré, ou adapté à une autre taille d’équipe, les alternatives comme ClickUp, Coda ou Confluence valent clairement le coup d’œil.

En bref : il n’existe pas “le meilleur outil”, mais celui qui s’adapte à ton équipe.

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Tu galères à structurer ton organisation ou à choisir le bon outil ? On adore plonger dans les process et t’aider à mettre en place une organisation qui ne te fait pas perdre de temps (ni d’énergie). Parlons-en